Stanowisko Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego na temat udostępniania archiwaliów

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Departament Dziedzictwa Narodowego

DDN/2006/RJ/25

Warszawa, dn. 4 kwietnia 2006 r.

Pan
Grzegorz Mendyka
Przewodniczący
Towarzystwa
Genealogicznego
we Wrocławiu

W związku z Pańskim pismem oraz bardzo podobnymi w treści wystąpieniami genealogów amatorów, uprzejmie informuję, że Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wielokrotnie wyrażał uznanie i poparcie dla badaczy „małej historii”, w tym zwłaszcza regionalistów i genealogów. Obie te grupy użytkowników zasobu archiwalnego przyczyniają się do popularyzacji dokumentarnej spuścizny polskiego społeczeństwa i państwa. Bezinteresowne dociekanie przeszłości rodzin i rodów sprawia – w stopniu nie mniejszym niż badania profesjonalnych historyków – że archiwa stają się elementem ważnym społecznej świadomości. Można nawet stwierdzić, że takie zwiększające się z roku na rok zainteresowanie przeszłością pozwala archiwom lepiej wypełniać ich służebną wobec społeczeństwa misję.

Tego rodzaju przedsięwzięcia wspierane są m.in. poprzez umieszczenie na stronie www.archiwa.gov.pl specjalistycznych, ogólnie dostępnych baz danych – w tym zwłaszcza bazy PRADZIAD, która zawiera informacje o księgach metrykalnych i aktach stanu cywilnego, czy bazy ELA zawierającej informacje o ewidencji ludności. Wspomnieć też należy wydaną przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, z myślą o genealogach, płytę CD pl. „Po mieczu i po kądzieli”, której trzecie uaktualnione wydanie ukazało się w 2005 r. Archiwa państwowe w żaden więc sposób nie dążą do ograniczeń, genealogom dostępu do swych zasobów. Wręcz przeciwnie, starają się ten dostęp ułatwić, np. poprzez tworzenie szeregu lokalnych baz danych ułatwiających szybsze dotarcie do informacji genealogicznych. Od lat też archiwa państwowe prowadzą mikrofilmowanie ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego. To ostatnie działanie jest o tyle istotne, że dzięki niemu szukane informacje, pod postacią mikrofilmów, mogą być dostępne poza archiwum, w którym przechowywane są oryginały. Wypożyczanie mikrofilmów do archiwów bliskich miejscu zamieszkania osoby zainteresowanej, niewątpliwie ułatwia dostęp do materiałów genealogicznych.

Genealodzy od lat stanowią pokaźną grupę wśród gości archiwów państwowych, ustępując liczebnością jedynie badaczom naukowym. W niektórych archiwach wysforowali się już na pierwsze miejsce. Nie świadczy to chyba o stosowaniu wobec nich – jak zarzucają autorzy skarg – praktyk dyskryminacyjnych ani tym bardziej traktowania ich potrzeb jako „dziwacznego hobby”.

Udostępnianie w archiwach oznacza bowiem umożliwienie wglądu w dokumenty, czyli zapoznanie się z ich treścią. W tym zakresie przez ostatnie kilkanaście lat archiwa państwowe odnotowują ważną przemianę w zbiorowości użytkowników zasobu. Badania, niegdyś zdominowane przez zawodowych historyków, są coraz częściej podejmowane przez nieprofesjonalistów – także dla własnych celów poznawczych. Każdy zainteresowany ma m.in. możliwość zapoznać się z całością zachowanych źródeł do dziejów własnej rodziny, bez wnoszenia z tego rytu jakichkolwiek opłat. Stan ten odpowiada przepisom ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym zwłaszcza ustawowym gwarancjom bezpłatnego udostępniania materiałów archiwalnych. W związku z tym w archiwach państwowych zostały znacznie uproszczone procedury związane z dostępem do archiwaliów.

Wraz z pojawieniem na szerszą skalę kserografów, a następnie skanerów i innych urządzeń do reprografii cyfrowej, nie tylko genealodzy ale i szersze grono użytkowników z coraz większym natężeniem zgłaszają potrzebę uzyskiwania reprodukcji przeglądanych lub poszukiwanych materiałów. Wykonanie reprodukcji jest czynnością dodatkową którą należy zakwalifikować jako usługę. Wspomniana wyżej ustawa archiwalna dopuszcza świadczenie przez archiwa państwowe odpłatnych usług archiwalnych, m.in. w zakresie prowadzenia kwerend i kopiowania dokumentacji. Działania te są podejmowane – zgodnie z naturą działalności usługowej – na podstawie umów cywilnoprawnych. Ustawodawca, który ustanowił szczególną prawną ochronę zdobywania wiedzy (także o dziejach własnej rodziny), nie objął tego rodzaju gwarancjami uzyskiwania historycznych pamiątek (a taki walor mają dla genealogów kopie archiwalnych dokumentów).

Mylny jest zarzut, jakoby obowiązujące w archiwach państwowych cenniki usług były ustalone na podstawie nieobowiązującego normatywu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Zgodnie z brzmieniem art. 16 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171 poz. 1396) cenniki zostały wydane przez dyrektorów poszczególnych archiwów – w zakresie ich właściwości i odpowiednio do lokalnych warunków świadczenia usług, a w tym – specyfiki poszczególnych dokumentów. Wbrew temu, co piszą autorzy, nikt w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych nie mógł udzielić takiej błędnej informacji -w kwestii elementarnej i powszechnie w urzędzie znanej.

Stawki za usługi dla genealogów istotnie ustalane są na stosunkowo wysokim poziomie – zgodnie z zaleceniami Naczelnego Dyrektora. Instrumenty cenowe mają ograniczać zlecanie archiwom państwowym poszukiwań genealogicznych, gdyż placówki te nie są w stanie ograniczyć realizacji zadań podstawowych na rzecz ubocznej działalności komercyjnej. Kwerendy genealogiczne należą do najbardziej żmudnych i czasochłonnych. Kwestionowane przez Skarżących wysokie stawki za reprodukcje materiałów archiwalnych mają na celu – mimo przeciwnej opinii zaprezentowanej w skardze – ochronę zasobu archiwalnego, który jest materiałem unikalnym i podlegającym wieczystemu przechowywaniu. Choć poszczególni genealodzy zamawiają stosunkowo niewiele kopii dokumentów (co po części wynika z wysokich cen), to znaczna liczebność tej grupy powoduje, że księgi parafialne, akta stanu cywilnego narażone są na wielokrotne manipulacje związane ze sporządzaniem reprodukcji.

Nie tylko naświetlanie dokumentów budzi obawy ale także systematyczna destrukcja bloków ksiąg. Naświetlania oraz nagrzewanie dokumentów powoduje skutki, które w ograniczonym stopniu poddają się badaniom symulacyjnym. Ich długookresowy wpływ nie jest więc znany. Obydwa te rodzaje promieniowania są we współczesnych kopiarkach znacznie zredukowane – w porównaniu z dawnymi urządzeniami – lecz poważnie wzrosła też liczba zamówień. Nie bez znaczenia jest przy tym brak fachowego przygotowania u większości genealogów, a także innych grup użytkowników, skutkujący trudnościami z racjonalną selekcją dokumentów istotnie przydatnych do badań nad przeszłością rodzin.

Daje się również zaobserwować zjawisko wprost proporcjonalnego wzrostu zamówień na reprodukcje wraz z maleniem ceny ich wykonania. Tak jest w przypadku stosunkowo niskich kosztów kopii dla celów naukowych. Strona finansowa przestaje grać istotną rolę przy podejmowaniu decyzji o złożeniu konkretnego zamówienia. A to już nie jest obojętne dla kondycji fizycznej akt. Z tej perspektywy nie jest prawdziwy sąd, iż o dany wpis genealogiczny z reguły ubiega się tylko jedna zainteresowana osoba, z sugestią, iż dokumentom grozi tylko jednostkowe naświetlenie, bowiem na jednej stronie księgi metrykalnej takich wpisów jest więcej. Szkodzi też sama manipulacja poszytem, który dla wykonania kopii musi być forsownie rozwierany.

Archiwa państwowe rzeczywiście nie dopuszczają samodzielnego fotografowania dokumentów – nie tylko do celów genealogicznych. Przeciw dopuszczeniu do masowego reprodukowania akt przez użytkowników przemawia skłonność tych ostatnich do forsownego rozkładania ksiąg i ryzykownego manipulowania dokumentami, używania flesza – w celu uzyskania technicznie najlepszej fotografii, ale z uszczerbkiem dla stanu fizycznego historycznych i, co trzeba podkreślić, unikalnych przekazów. Kopiowanie akt powinno być wykonywane przez odpowiednio przeszkolone osoby, Fotografowanie w pracowniach naukowych zakłóciłoby też pracę innych użytkowników, a wydzielenie osobnych pomieszczeń i zorganizowanie odrębnego nadzoru nad udostępnianymi tam materiałami znacznie podniosłoby koszty funkcjonowania tych placówek. Przedstawiona przez Skarżących propozycja z tym wymogiem koliduje.

Koszty wykonywania reprodukcji w archiwach państwowych nie są porównywalne z nakładami ponoszonymi przez przedsiębiorców świadczących typowe usługi kserograficzne ani wykonywaniem kserokopii w urzędach administracji publicznej w ramach dostępu do informacji publicznej. W archiwach każde zamówienie inicjuje złożoną procedurę, która jest wymagana ze względu na bezpieczeństwo zbiorów.

W dziedzinie badań genealogicznych wyraźnie rysuje się wybór między ważnymi, ale doraźnymi potrzebami użytkowników zasobu, a misją wieczystego zachowania historycznych przekazów. Archiwa państwowe powinny mieć na względzie nie tylko interesy dzisiejszych, ale również przyszłych genealogów i innych użytkowników. Wieloletnia praktyka wskazuje, że stosowane w archiwach państwowych cenniki stanowią rozsądny kompromis – co nie wyklucza pojawiania się nieuniknionych kontrowersji. Wymaga przy tym podkreślenia, że dochody z usług archiwalnych nie są przeznaczane na wynagrodzenia osobowe, ale przede wszystkim na konserwację zasobu.

Jeśliby rozważać jakieś zmiany w obecnej praktyce, to można by wprowadzić niższe ceny na kserokopie lub skany wykonywane z mikrofilmów, które nie podlegają takiej ochronie jak materiały oryginalne. Jednakże aby mogło to nastąpić w szerszym zakresie istniałaby potrzeba wyposażenia archiwów w kosztowne skanery do mikrofilmów połączone ze sprzętem komputerowym (komputer i drukarka) lub w jeszcze bardzie kosztowne tzw. printery do mikrofilmów. Na takie zakupy nie pozwala budżet archiwów.

Należy także zauważyć, że poszukiwania genealogiczne są wykonywane nie tylko tytułem dociekań nad przeszłością własnej rodziny (osoby o takich zainteresowaniach z reguły zadowalają się lekturą dokumentów a ich zamówienia na kopie nie przekraczają jednej-dwóch stron). Od wielu lat tego typu badania są również dziedziną przedsięwzięć zarobkowych – nie tylko firm, które oficjalnie zarejestrowały taki rodzaj działalności, ale także komercyjnych poszukiwaczy danych, którzy funkcjonują w „szarej strefie” gospodarki lub z innych względów ukrywają rzeczywisty cel zainteresowania dokumentacją genealogiczną. Tego typu użytkownicy skłonni są ignorować względy ochrony zbiorów; wysokie ceny za usługi archiwalne mają w stosunku do ich znaczenie wybitnie regulacyjne.

Zasługuje ponadto na uwagę, że zasoby archiwów państwowych są łatwiej dostępne niż w przypadku wielu innych instytucji kultury. W muzeach państwowych już dostęp do zbiorów jest odpłatny (niezależnie od systemu wyjątków i ulg); tym bardziej podlega ścisłej reglamentacji np. fotografowanie eksponowanych obiektów.

Biorąc powyższe pod uwagę, zgadzając się ze stanowiskiem jakie w tej sprawie zajmuje Generalna Dyrekcja Archiwów Państwowych, wyrażam przekonanie, że skargi amatorów genealogii na działalność archiwów państwowych w zakresie świadczenia usług genealogicznych są nieuzasadnione.

DYREKTOR DEPARTAMENTU

Franciszek Cemka